2016级张晓鹏:繁忙中的优哉游哉

2017年06月28日
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  张晓鹏,清华-康奈尔双学位金融MBA 2016级学生、2009年获复旦大学-香港大学MBA学位、曾任平安信托地产事业部高级投资总监、现任知合控股地产基金总经理 就读于双学位金融MBA的同时,实现了上海到北京的生活跨越,并从零开始筹备一个新的地产基金平台。

 
  弹指之间,入学已近一年。我发现自己并没有被工作业绩和双学位金融MBA项目压得喘不过气来,反而愈发地享受这种时不时转换一下角色的生活,甚至还顺便完成了跨城搬家和职场转变这两大任务。

  常有朋友赞叹我们这种在职学习的学生能够在事业、学业、生活中平衡有度,似乎时间对我们格外开恩,流逝得并不那么匆匆,于是我们才能从容处理各种事务,抵抗各方压力。

  此刻想来,其实自己也走过弯路,也是在一番探索后才找到了些许技巧。本次获邀与大家聊聊时间管理这个话题,希望自己的经历和反思能对阅读本文的朋友们有所贡献,也对得起这个题目——助力大家实现繁忙生活中偷得一丝优哉游哉。

凡事预则立

  职位的晋升往往伴随着任务的增多和复杂化,也意味着需要自己做的判断越来越多,且一旦错过时间节点,甚至判断失误,则可能带来较大负面影响。

  我一般会要求自己提前安排妥当未来数月的事务。我会先深入梳理自己的能力禀赋和过往经验,了解自己完成不同类型任务的时间需求,然后根据已有的时间安排,规划新项目的截止时间,确保有充足的精力去照顾到每个任务。一般说来,应尽力避免在几天内接连设定好几个重大项目的截止时点,让自己和团队慌乱和疲惫。

  除以月为单位的规划之外,我还会努力把时间精确分配到周,天,甚至小时。我随身有手机和手册两个日程管理系统,根据场合,方便自己随时随地记录、查看工作安排:每周一看看本周的任务列表,每天清晨确认一下全天的行程安排,每开完一个会、打完一个电话都再查查接下来的几个行程。

  一旦掌握了科学的时间分配方法,给每个任务都确保了充足的完成时间,就不会在任务进行时手忙脚乱。同时我还会努力养成分秒必争绝不拖延的做事习惯,渐渐地便发现自己可以顺畅地完成每一项任务了。良好的习惯一旦开始,剩下的就是等待果实。

深入认识自身

  当然,不论如何用心,开始时也难免遇到困难,例如希望在某个节点完成的任务,常常因为如此那般的理由而停滞不前。

  看着秒针滴答前进,自己却无可奈何,但此刻更要坚信做好时间规划一定比毫无章法地做事更加有效。

  实践中我不断反思,逐步找到自己一天中的高效时间段和疲惫时间段,从而让每一天的安排更符合自身规律。时间允许时,我也深入挖掘自己的潜能,不断试错,提高思考、协调、沟通、创作等不同事务的工作效率,让自己不因能力不足或没有灵感而停顿,确保能够在时间节点前完成任务。

克服不可控因素

  经过一系列调整,当我已能根据自身情况把时间安排得如齿轮般严丝合缝后,我就会思考进阶性的问题——如何处理那些非自身、不可控的因素?

  这些因素可能包括:团队成员突然身体不适、客户增加要求、市场或政策变化等。俗话说吃一堑长一智,随着工作经验的积累,我也逐渐摸索到各种突发事件发生后所需的对应时间。我把这些数据一一记录下来,准备在侧,下一次面对类似的项目,便可在常规完成时间基础上加入一些富余量。

  除此以外,最好能够未雨绸缪地准备一些备用方案。虽然无须在项目启动时便让团队成员知道自己留有后手,但当危机来临,我能临危不乱地说一句“不要紧,我们还有Plan B”。这不仅对解决问题,更对提振士气有极大的正面作用。

及时检查进度并调整计划

  执行过程中,我们需要不断回顾现实进度,并跟计划比较:不仅看到已经落后或加快的部分,更得根据此刻的效率和状态预估未来趋势。

  我会努力做到不论是对上级、还是对团队成员,都时刻清晰化概念定义、任务分配和最新的时间表,大家不会对项目内容、分工和时间节点产生误解。

  其实那些公认重要的事项、已经明确有成员跟进的任务往往不用担心,相反我会格外关注某些看似不起眼的细节、还没有明确责任人或变动区间很大的因素,时时确保它们的执行都在轨道上。

  有时我们需要根据情况调整节奏,甚至更改截止时间,这可能得和相关团队协调,牵一动百,难度不小。但遇到可以预见的危机时,提前协调总强过事到最后临阵慌乱。

结语

  我的金融MBA之旅即将进入下半场,不知未来的挑战是否会艰巨许多。这些时间管理方法看上去不难,却贵在坚持。祝福我自己和所有身兼多个角色的师弟师妹、申请人朋友能顺利过关,一路坦途。

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